Markkinointi­rekisterin tietosuoja­seloste ja informointi­asiakirja

1.YRITYS / REKISTERINPITÄJÄ

Hirvensalon Talonrakennus Oy
y-tunnus: 2433349-1
Yliopistonkatu 27 b A 8 b 20100
Turku

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Arttu Virtanen
arttu.virtanen@hirvensalontalonrakennus.fi

3. REKISTERIN NIMI

Hirvensalon Talonrakennus Oy:n markkinointirekisteri

4. MARKKINOINTIREKISTERIIN TALLENNETTAVIEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Markkinointirekisteriin kerättävien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on asuntokohteiden markkinointi ja viestintä; asiakkaiden kiinnostuksen kohteiden kartoittaminen ja viestinnän kohdentaminen; liiketoiminnan suunnittelu ja kehittäminen; sekä tietojen keräys ja tilastointi.

Asiakkaat voivat saada tietoa asuntokohteistamme myös vieraillessaan verkkosivuillamme ja sosiaalisessa mediassa kolmannen palveluntarjoajan ylläpitämille alustoille rakennetuille sivustoille ja kommunikointikanavissamme (Facebook, Instagram).

Käsittelemme sivustoillamme kävijöiden henkilötietoja asiakkaan viestinnän perusteella sekä keräämällä tietoja evästeiden (cookies) avulla muun muassa tuotteiden ja palveluiden kehittämiseksi, sivustojen optimoimiseksi sekä tarjotaksemme asiakkaille asianmukaista markkinointimateriaalia. Evästeitä käytetään vain, jos asiakas hyväksyy selaimessa erikseen niiden käytön. Asiakas voi poistaa evästeet käytöstä sekä estää kaikki evästeet selaimellaan tai laitteellaan. Sosiaalisessa mediassa kolmannen palvelutarjoajan (Facebook, Instagram) verkostoissa löytyvillä kotisivuillamme tai julkaisussamme kolmansien palvelutarjoajien evästeillä keräämien tietojen osalta pyydämme tutustumaan evästeiden hallintapolitiikkaan sekä henkilötietojen käsittelyä koskeviin informointitietoihin myös kyseisillä sivustoilla.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan 1a) kohdan mukainen rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisteröitävien henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen eikä sopimukseen perustuva tai sopimuksen tekemisen edellyttämä vaatimus. Tietojen antaminen on vapaaehtoista.

Rekisteröitäviä tietoja voidaan käyttää asiakasmarkkinointiin ja markkinoinnin kohdentamiseen, mikäli rekisteröity ei ole tätä kieltänyt. Kerättyjä tietoja ei kuitenkaan käytetä automaattiseen päätöksentekoon, eikä profilointiin.

5. REKISTERIIN KERÄTTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Rekisteriin kerätään asiakkaasta seuraavia tietoja:

  • nimi
  • puhelinnumero
  • postiosoite
  • sähköpostiosoite
  • rekisteröidyn ilmoittamat kiinnostuksen kohteet (asunnon koko, huoneiden lukumäärä, asuntokohde, asunnon sijainti ym.)
  • markkinointisuostumukset ja – kiellot
  • rekisteröityyn kohdistetut markkinointitoimenpiteet

Rekisterissä voidaan käsitellä kaikkien yllä lueteltujen tietotyyppien muutostietoja. Edellä yksilöityjä tietoja kerätään myös osana rekisteripitäjän tarjoamaa sisäpiiripalvelua.

Some-alustoilla olevilla sivustoillamme voimme asiakkaan mahdollisen yhteydenoton perusteella kerätä myös seuraavia tietoja:

  • asiakkaan Facebook-profiilinimi ja -yhteystieto
  • asiakkaan meille jakama viestintä ja muu sisältö

Mikäli asiakas on hyväksynyt evästeiden käytön verkkosivuillamme tai somekanavissa, voimme kerätä edellä mainittujen tietojen lisäksi evästeillä seuraavia tietoja:

  • päätelaitetta koskevat tiedot (IP-osoite, käyttöjärjestelmä, selainversio ja vastaavat tiedot)
  • tiedot sivunäytöistä ja käyttäjätiedoista, kuten maantieteellisestä sijainnista
  • kiinnostuksen kohteet ja profilointitiedot markkinoinnin kohdentamiseksi
  • analytiikkajärjestelmien keräämät tiedot.
6. HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään tai ne rekisteröityvät sivustoilla tapahtuviin liikkeisiin, viestintään tai valintoihin perustuen.

Verkkosivuillamme ja sosiaalisen median kanavissa rakennetuille sivustoillamme tietoja kerätään evästeiden avulla, mikäli asiakas on antanut tähän suostumuksensa. Lisäksi keräämme tietoja, mikäli rekisteröity jakaa, julkaisee, kommentoi tai lähettää viestin meidän sosiaalisen median kanavissa rakennetuille sivustoilla.

7. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJARYHMÄT JA LUOVUTUKSET EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Hirvensalon Talonrakennus Oy käyttää ulkopuolista palveluntarjoajaa Bravo Kiinteistönvälitystä asuntokohteidensa markkinoinnissa ja myymisessä sekä Mailchimp uutiskirjettä kohdennetun uutiskirjeen lähettämistä varten osana sisäpiiripalvelua. Lisäksi markkinointirekisterin tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän IT-palveluja tuottaville alihankkijoille siinä määrin kuin se on tarpeen kyseisten palveluntarjoajien tehtävien toteuttamiseksi. Ulkopuolisia palveluntarjoajia käyttäessään rekisterinpitäjä huolehtii sopimuksin siitä, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti ja ainoastaan rekisterinpitäjän määrittelemään käyttötarkoitukseen.

Verkkosivustollamme ja sosiaalisissa medioissa kolmannen palveluntarjoajan (Facebook, Instagram) ylläpitämillä alustoilla löytyvillä kotisuvuillamme tai julkaisussamme evästeiden avulla kerättäviä tietoja käsitellään ensisijaisesti sisäisesti omassa toiminnassamme. Voimme käyttää näitä tietoja myös markkinointi-, viestintä- ja tiedon analysointitarkoituksiin ulkopuolista Suomessa sijaitsevaa palvelutarjoajaa käyttäen.

Rekisteriin kerättyjä tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Mikäli rekisterinpitäjän käyttämät ulkopuoliset palveluntarjoajat sijaitsevat ja/tai käsittelevät asiakasrekisterin henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolisissa eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa, varmistetaan henkilötietojen kansainvälisten siirtojen oikeudelliset perusteet Privacy Shield-järjestelyn tai EU:n mallisopimuslausekkeiden tai muutoin siten, että EU:n tietosuoja-asetuksen kaikki edellytykset tietojen siirrolle sekä käsittelylle kolmansissa maissa täyttyvät.

8. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisterinpitäjä poistaa vanhentuneet, tarpeettomat ja virheelliset henkilötiedot heti saatuaan tästä tiedon. Muutoin rekisterinpitäjä säilyttää rekisteriin tallennettuja henkilötietoja niin kauan kuin rekisteröidyn suostumus markkinointiviestinnän toimittamiseen on voimassa.

Kolmannen palvelutarjoajan (Facebook, Instagram) ylläpitämillä some-alustoilla löytyvillä kotisivuillamme tai julkaisussamme evästeiden avulla tai muutoin kerättyjen henkilötietojen osalta poistamme asiakkaan tiedot, kun tietojen käsittelyn ilmoitettu tarkoitus on päättynyt, noudattaen kolmannen palvelutarjoajan tietosuojapolitiikkoja.

9. HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMISTA KOSKEVAT TURVATOIMET JA MENETTELYT

Rekisteriä säilytetään sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti teknisin suojakeinoin ja tietosuojamenetelmin. Henkilötietoja käsittelevät henkilöt on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn. He ovat salassapitovelvollisuuden alaisia, ja ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen, jossa he ovat sitoutuneet noudattamaan asianmukaista tietoturvaa ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia periaatteita. Rekisteritiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja rekisterin käyttöä valvotaan.

10. SUORAMARKKINOINNIN VASTUSTAMINEN

Rekisteröidyllä on oikeus kieltää henkilötietojen käyttö asiakasmarkkinointiin. Kielto voidaan tehdä sähköpostitse osoitteeseen info@hirvensalontalonrakennus.fi.

11. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänestä tallennettujen tietojen korjaamista, poistamista tai täydentämistä, mikäli tallennetut tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tässä tietosuojaselosteessa yksilöidyn tietojenkäsittelyn ja keruun tarkoituksen kannalta. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojaan koskevan käsittelyn rajoittamista sekä oikeus pyytää henkilötiedot siirrettäväksi järjestelmästä toiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn sekä oikeus henkilökohtaiseen erityiseen tilanteeseensa liittyvällä perusteella vastustaa häntä koskevien henkilötietojen käsittelyä. Peruutus ja/tai vastustus ei vaikuta ennen peruuttamista ja/tai vastustamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyn, joka haluaa käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan, on esitettävä tätä koskeva yksilöity pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle (tietosuojaselosteen kohta 2) omakätisesti allekirjoitetussa tai vastaavalla tavalla varmennetussa muodossa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa lainsäädäntöä.

12. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Hirvensalon Talonrakennus Oy kehittää jatkuvasti henkilötietosuojakäytäntöjään muuttuvan lainsäädännön ja uusien tarpeiden myötä. Ajantasainen versio markkinointirekisterin tietosuojaselosteesta ja informointiasiakirjasta löytyy aina Hirvensalon Talonrakennus Oy:n verkkosivulta osoitteesta: www.hirvensalontalonrakennnus.fi.

Tätä tietosuojaselostetta ja informointiasiakirjaa on viimeksi muutettu 4.6.2021.

Asiakasrekisterin tietosuoja­seloste ja informointi­asiakirja

1.YRITYS / REKISTERINPITÄJÄ

Hirvensalon Talonrakennus Oy
y-tunnus: 2433349-1
Yliopistonkatu 27 b A 8 b 20100
Turku

2. YHTEYSHENKILÖ REKISTERIÄ KOSKEVISSA ASIOISSA

Arttu Virtanen
arttu.virtanen@hirvensalontalonrakennus.fi

3. REKISTERIN NIMI

Hirvensalon Talonrakennus Oy:n asiakasrekisteri

4. ASIAKASREKISTERIIN TALLENNETTAVIEN HENKILÖTIETOJEN KÄSITTELYN TARKOITUS JA OIKEUSPERUSTE

Asiakasrekisteriin kerättävien henkilötietojen käsittelyn tarkoitus on sopimusvelvoitteiden ja lakisääteisten velvoitteiden täyttäminen; asiakasviestintä; asiakassuhteen hoitaminen ja kehittäminen; asiakaspalvelun ja liiketoiminnan kehittäminen; sekä tietojen keräys ja tilastointi.

Henkilötietojen käsittelyn perusteena on EU:n tietosuoja-asetuksen (EU) 2016/679 6 artiklan 1b) kohdan mukainen osapuolten välisen sopimuksen täytäntöönpano tai sopimuksen tekemistä edeltävien toimenpiteiden toteuttaminen ja/tai 1c) kohdan mukainen rekisterinpitäjän lakisääteinen velvollisuus ja/tai 1a) kohdan mukainen rekisteröidyn suostumus henkilötietojen käsittelyyn.

Rekisteröitävien henkilötietojen antaminen ei ole lakisääteinen vaatimus, mutta osa tiedoista on edellytys asuntokohteen kauppakirjan/muun asiakassopimuksen tekemiselle, ja kyseiset tiedot sopimusta varten on pakko toimittaa. 

Rekisteröitäviä tietoja ei käytetä suoramarkkinointiin, eikä automaattiseen päätöksentekoon tai profilointiin.

5. REKISTERIIN KERÄTTÄVÄT HENKILÖTIEDOT

Rekisteriin kerätään asiakkaasta seuraavia tietoja:

  • nimi
  • henkilötunnus
  • puhelinnumero
  • postiosoite
  • sähköpostiosoite
  • tilinumero ja muut laskutus- ja maksuyhteystiedot
  • kaupan kohde ja kaikki muut kauppakirjasta tai muusta asiakassopimuksesta ilmenevät tiedot
  • asiakaspalautteet ja muut yhteydenotot sekä reklamaatiot
6. HENKILÖTIETOJEN SÄÄNNÖNMUKAISET TIETOLÄHTEET

Tiedot kerätään rekisteröidyiltä itseltään. Tämän lisäksi tietoja voidaan kerätä väestörekisterikeskuksen väestötietojärjestelmästä.

7. HENKILÖTIETOJEN VASTAANOTTAJARYHMÄT JA LUOVUTUKSET EU:N TAI ETA:N ULKOPUOLELLE

Rekisteriin kerättyjä henkilötietoja voidaan luovuttaa seuraaville tahoille:

  • asuntokauppalain 2 luvun mukaisia turva-asiakirjoja säilyttäville luottolaitoksille;
  • asuntokohteiden rakentamisaikaisille valvojille ja rakennustyön tarkkailijoille;
  • valmistuneen asuntokohteen asunto-osakeyhtiölle ja/tai isännöitsijälle mm. vastikelaskutusta ja osakas-/asuntoluetteloa varten; ja
  • muille mahdollisille luovutuksensaajille, kun luovutukset ovat tarpeellisia rekisterinpitäjän lakisääteisten velvollisuuksien täyttämiseksi.

Lisäksi asiakasrekisterin tietoja voidaan luovuttaa rekisterinpitäjän asuntokohteiden markkinointia ja myyntiä hoitavalle Bravo Kiinteistönvälitykselle, rekisteripitäjän IT-palveluja tuottaville alihankkijoille sekä rekisterinpitäjän kirjanpitoa hoitavalle ulkopuoliselle palveluntarjoajalle Shark Account Oy:lle siinä määrin kuin se on tarpeen kyseisten palveluntarjoajien tehtävien toteuttamiseksi. Asiakasrekisterin tietoja luovutetaan myös kauppasopimusten ja niihin liittyvien muiden sopimusten allekirjoittamisen yhteydessä sähköisen allekirjoituspalvelun VismaSign-palvelua ylläpitävälle palveluntarjoajalle. Ulkopuolisia palveluntarjoajia käyttäessään rekisterinpitäjä huolehtii sopimuksin siitä, että henkilötietoja käsitellään kulloinkin voimassa olevan tietosuojalainsäädännön vaatimusten mukaisesti ja ainoastaan rekisterinpitäjän määrittelemään käyttötarkoitukseen.

Rekisteriin kerättyjä tietoja ei säännönmukaisesti luovuteta EU:n tai ETA-alueen ulkopuolelle.

Mikäli rekisterinpitäjän käyttämät ulkopuoliset palveluntarjoajat sijaitsevat ja/tai käsittelevät asiakasrekisterin henkilötietoja EU:n tai ETA-alueen ulkopuolisissa eli niin kutsutuissa kolmansissa maissa, varmistetaan henkilötietojen kansainvälisten siirtojen oikeudelliset perusteet Privacy Shield-järjestelyn tai EU:n mallisopimuslausekkeiden tai muutoin siten, että EU:n tietosuoja-asetuksen kaikki edellytykset tietojen siirrolle sekä käsittelylle kolmansissa maissa täyttyvät.

8. HENKILÖTIETOJEN SÄILYTYSAIKA

Rekisterinpitäjä poistaa vanhentuneet, tarpeettomat ja virheelliset henkilötiedot heti saatuaan tästä tiedon. Muutoin rekisterinpitäjä säilyttää asiakasrekisteriin tallennettuja henkilötietoja, kunnes takuuvelvoitteet ja muut osapuolten väliset sopimukseen ja lainsäädäntöön perustuvat velvollisuudet on suoritettu ja lainsäädännössä, esim. asuntokauppa-, kuluttajansuoja-, kirjanpito- ja ennakkoperintälaissa määritellyt säilytysajat ja vastuuajat ovat päättyneet. Asunnon ostajan henkilötietoja säilytetään lähtökohtaisesti 11 vuoden ajan viimeisestä asuntokaupasta laskettuna.

9. HENKILÖTIETOJEN SUOJAAMISTA KOSKEVAT TURVATOIMET JA MENETTELYT

Rekisteriä säilytetään a) sähköisesti ja suojattuna asianmukaisesti teknisin suojakeinoin ja tietosuojamenetelmin ja/tai b) manuaalisessa muodossa lukitussa tilassa. Henkilötietoja käsittelevät henkilöt on ohjeistettu henkilötietojen käsittelyyn. He ovat salassapitovelvollisuuden alaisia, ja ovat allekirjoittaneet salassapitositoumuksen, jossa he ovat sitoutuneet noudattamaan asianmukaista tietoturvaa ja EU:n tietosuoja-asetuksen mukaisia periaatteita. Rekisteritiedot on suojattu ulkopuoliselta käytöltä ja rekisterin käyttöä valvotaan.

10. REKISTERÖIDYN OIKEUDET

Rekisteröidyllä on oikeus saada tietää, mitä häntä koskevia tietoja rekisteriin on tallennettu, tai ettei rekisterissä ole häntä koskevia tietoja. Rekisteröidyllä on oikeus pyytää hänestä tallennettujen tietojen korjaamista, poistamista tai täydentämistä, mikäli tallennetut tiedot ovat virheellisiä, tarpeettomia, puutteellisia tai vanhentuneita tässä tietosuojaselosteessa yksilöidyn tietojenkäsittelyn ja keruun tarkoituksen kannalta. Lisäksi rekisteröidyllä on oikeus pyytää henkilötietojaan koskevan käsittelyn rajoittamista sekä oikeus pyytää henkilötiedot siirrettäväksi järjestelmästä toiseen.

Rekisteröidyllä on oikeus peruuttaa suostumuksensa henkilötietojen käsittelyyn niiden tietojen osalta, jotka on kerätty rekisteröidyn antaman suostumuksen nojalla. Peruutus ei vaikuta ennen peruuttamista suoritetun käsittelyn lainmukaisuuteen.

Rekisteröidyn, joka haluaa käyttää yllä mainittuja oikeuksiaan, on esitettävä tätä koskeva yksilöity pyyntö rekisteriasioista vastaavalle yhteyshenkilölle (tietosuojaselosteen kohta 2) omakätisesti allekirjoitetussa tai vastaavalla tavalla varmennetussa muodossa.

Rekisteröidyllä on oikeus tehdä valitus Tietosuojavaltuutetulle, jos rekisteröity katsoo, että häntä koskevien henkilötietojen käsittelyssä rikotaan voimassa olevaa lainsäädäntöä.

11. MUUTOKSET TIETOSUOJASELOSTEESEEN

Hirvensalon Talonrakennus Oy kehittää jatkuvasti henkilötietosuojakäytäntöjään muuttuvan lainsäädännön ja uusien tarpeiden myötä. Ajantasainen versio asiakasrekisterin tietosuojaselosteesta ja informointiasiakirjasta on saatavissa aina Hirvensalon Talonrakennus Oy:n verkkosivulta osoitteesta: www.hirvensalontalonrakennnus.fi

Tätä tietosuojaselostetta ja informointiasiakirjaa on viimeksi muutettu 4.6.2021.